Vážený hotelový hosť/ Vážený záujemca o hotelové služby,

prečítajte si prosím nasledujúce informácie o podmienkach spracúvania Vašich osobných údajov, ktoré Vám poskytujeme v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej aj ako „GDPR“).

Pri spracúvaní Vašich osobných údajov ste dotknutou osobou t.j. osobou, ktorej sa týkajú osobné údaje, ktoré spracúvame.

Prevádzkovateľ:

Spoločnosť IMET, a. s., so sídlom Bardejovská 1/C, 040 11 Košice, IČO: 36 185 957, zapísaná
v obchodnom registri Okresného súdu Košice I, oddiel: Sa, vložka číslo: 982/V (ďalej len „prevádzkovateľ)

Kontaktné údaje prevádzkovateľa: tel.č. +421-47-2852 200, e- mail: recepcia@hotelgalicianueva.sk.

V prípade akýchkoľvek otázok alebo ak si chcete uplatniť svoje práva v súvislosti so spracúvaním Vašich osobných údajov, kontaktuje prosím prevádzkovateľa prostredníctvom vyššie uvedeného
e-mailu alebo písomne doručením na adresu sídla prevádzkovateľa alebo zodpovednú osobu e-mailom na adresu: zodpovednaosoba@imet.sk

Vaše osobné údaje spracúvame na nasledovných právnych základoch:

  • na základe zmluvných a predzmluvných vzťahov (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR)
  • na základe našich oprávnených záujmov (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR)
  • na základe plnenia zákonnej povinnosti (čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR)
  • na základe súhlasu dotknutej osoby (čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR).

Dovoľujeme si Vás informovať, že dotknutá osoba je povinná poskytnúť svoje osobné údaje, ak je spracúvanie osobných údajov nevyhnutné v súvislosti s plnením zákonnej povinnosti prevádzkovateľa.

Dotknutá osoba je taktiež povinná poskytnúť osobné údaje v prípadoch kedy je ich poskytnutie zmluvnou požiadavkou vyplývajúcou zo zmluvy uzatvorenej medzi prevádzkovateľom a dotknutou osobou. Poskytnutie osobných údajov v rámci predzmluvných a zmluvných vzťahov je potrebné, v opačnom prípade by ich neposkytnutie mohlo znemožniť uzatvorenie zmluvy, príp. jej plnenie. 

Ak je právnym základom spracúvania osobných údajov súhlas, udelenie súhlasu je dobrovoľné. V prípade, že spracúvame osobné údaje na základe Vášho súhlasu, máte právo svoj súhlas kedykoľvek odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním. Odvolanie súhlasu nie je spoplatnené ani inak sankcionované. Súhlas možno odvolať písomne doručením na adresu sídla prevádzkovateľa alebo na tejto e-mailovej adrese: recepcia@hotelgalicianueva.sk alebo asistentka@hotelgalicianueva.sk alebo zodpovednaosoba@imet.sk .

V prípade, ak spracúvame osobné údaje na základe našich oprávnených záujmov (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR), dotknutá osoba má právo kedykoľvek namietať z dôvodov týkajúcich sa jej konkrétnej situácie proti spracúvaniu jej osobných údajov vykonávanom na tomto právnom základe.

 

Akú dlhú dobu budeme uchovávať Vaše osobné údaje?

Osobné údaje budeme uchovávať po dobu nevyhnutnú na dosiahnutie účelu, na ktorý sa osobné údaje spracúvajú.

Pokiaľ sú Vaše osobné údaje spracúvané v rámci plnenia zákonných povinností prevádzkovateľa a právny predpis určuje dobu uchovávania alebo kritériá na jej určenie, budeme osobné údaje a súvisiacu dokumentáciu uchovávať po dobu vyžadovanú príslušným právnym predpisom.

Na uchovávanie osobných údajov, ktoré o Vás spracúvame sa vzťahuje zákon č. 395/2002 Z. z.
o archívoch a registratúrach v znení neskorších predpisov.

Podrobnejšie informácie o dobe uchovávania nájdete ďalej v tomto dokumente.

 

Na aké účely spracúvame osobné údaje našich hotelových hostí/ záujemcov o hotelové služby (resp. ich kontaktných osôb), aký je právny základ ich spracúvania a doba uchovávania?

 

  • na účel evidencie hostí a poskytovania služieb ubytovaným hosťom v Zámockom hoteli Galicia Nueva

Spracúvanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba (zmluva o poskytnutí ubytovacích služieb).

Doba uchovávania: 10 rokov.

 

  • na účel plnenia zákonných povinností v súvislosti s evidenciou občanov a cudzincov ubytovaných v Zámockom hoteli Galicia Nueva

 

Spracúvanie je nevyhnutné na plnenie zákonných povinností prevádzkovateľa podľa zákona
č. 404/2011 o pobyte cudzincov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov a zákona č. 253/1998 Z. z. o hlásení pobytu občanov Slovenskej republiky a registri obyvateľov Slovenskej republiky v znení neskorších predpisov.

Ako ubytovateľ sme povinní viesť knihu ubytovaných, ktorá obsahuje údaje o mene a priezvisku ubytovaného, číslo jeho občianskeho preukazu alebo cestovného dokladu, adresu trvalého pobytu
a dobu ubytovania. Pri ubytovaní cudzinca sme povinní overiť jeho totožnosť, do knihy ubytovaných uviesť aj jeho štátnu príslušnosť a dátum narodenia a zabezpečiť vyplnenie úradného tlačiva o hlásení pobytu cudzinca a doručiť ho policajnému útvaru do piatich dní od ubytovania.

Doba uchovávania: 10 rokov.

 

  • na účely zasielania marketingových e-mailov a elektronických newslettrov

Na základe Vášho súhlasu budeme spracúvať údaj o Vašej e-mailovej adrese, na ktorú Vám budeme zasielať e-mailové správy s prezentáciou ponúkaných služieb a akciových ponúk, pozvánky na organizované podujatia hotela a newslettere. Osobné údaje sú na tento účel spracúvané na základe súhlasu dotknutej osoby. Súhlas je dobrovoľný. Dotknutá osoba má právo svoj súhlas kedykoľvek odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním.

V prípade, ak sme Vašu e-mailovú adresu získali v súvislosti s predajom tovaru alebo služby, budeme na tento účel spracúvať Vaše údaje na základe nášho oprávneného záujmu informovať našich zákazníkov o novinkách v oblasti nami poskytovaných produktov a služieb (akciové ponuky hotela, pozvánky na organizované podujatia hotela). Dotknutá osoba má v súlade s čl. 21 ods. 2 GDPR právo kedykoľvek namietať proti spracúvaniu osobných údajov na účely priameho marketingu. V takom prípade osobné údaje na tento účel už nesmieme spracúvať.

Každý zasielaný marketingový e-mail alebo newsletter obsahuje linku na zrušenie odberu. V prípade, že si neželáte ďalej dostávať informácie o našich novinkách a ponukách, máte možnosť sa z odberu odhlásiť kliknutím na túto linku.

Doba uchovávania: 5 rokov, resp. po dobu uvedenú v súhlase (5 rokov od udelenia súhlasu).

 

  • na účel kontaktovania ubytovaného hosťa Zámockého hotela Galicia Nueva v núdzových prípadoch

Spracúvanie telefonického kontaktu ubytovaného hosťa hotela na daný účel sa uskutočňuje len v prípade, ak nám na to hosť udelil svoj súhlas. Súhlas je dobrovoľný a dotknutá osoba má právo ho kedykoľvek odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním. Súhlas je možné odvolať e-mailom na recepcia@hotelgalicianueva.sk alebo asistentka@hotelgalicianueva.sk alebo zodpovednaosoba@imet.sk alebo písomne doručením na adresu sídla prevádzkovateľa. V prípade neudelenia súhlasu nemôžeme telefonicky informovať hotelového hosťa v núdzových prípadoch (ak sa vyskytne nejaká mimoriadna/ nepredvídaná udalosť, ktorá by na neho mala resp. mohla mať dopad).

Doba uchovávania: počas doby ubytovania.

 

  • na účel organizovania prezentácii, školení, firemných podujatí a eventov, svadieb v priestoroch Zámockého hotela Galicia Nueva, vrátane vybavenia požiadavky – dopytu na uvedené služby hotela zadanej prostredníctvom kontaktného formulára na webovej stránke prevádzkovateľa www.zamockyhotelgalicianueva.sk alebo formou mailovej komunikácie

V tejto súvislosti budeme spracúvať osobné údaje:

  • kontaktnej osoby záujemcu o službu hotela (zamestnanca, príp. osoby konajúcej za spoločnosť/ organizáciu); v tomto prípade je právnym základom spracúvania osobných údajov oprávnený záujem sledovaný prevádzkovateľom (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR), a to záujem poskytnúť službu a zabezpečiť komunikáciu so záujemcom o službu
  • záujemcu o službu hotela (ak ide o fyzickú osobu napr. pri organizovaní svadby); spracúvanie je v tomto prípade nevyhnutné, aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy (predzmluvné vzťahy) a na plnenie zmluvy s dotknutou osobou (zmluvné vzťahy).

Osobné údaje získavame priamo od dotknutých osôb alebo od záujemcu o službu, pričom spracúvame bežné osobné údaje – meno a priezvisko, kontaktné údaje, pracovná pozícia resp. funkcia (pri kontaktných osobách) príp. iné údaje súvisiace s udalosťou, ktorá sa v hoteli organizuje napr. dátum svadby dotknutej osoby.

Doba uchovávania: do skončenia prezentácie/ školenia/ firemného podujatia/ eventu/ svadby
v priestoroch hotela; najviac však 1 rok.

 

  • na účel prezentácie podujatí (svadieb a osláv) organizovaných prevádzkovateľom v priestoroch Zámockého hotela Galicia Nueva zverejňovaním fotografií z týchto podujatí na webovej stránke hotela zamockyhotelgalicianueva.sk

Osobné údaje (fotografie) na tento účel spracúvame na základe súhlasu dotknutej osoby. Súhlas je dobrovoľný a dotknutá osoba má právo ho kedykoľvek odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním. Súhlas je možné odvolať e-mailom na recepcia@hotelgalicianueva.sk alebo asistentka@hotelgalicianueva.sk alebo zodpovednaosoba@imet.sk  alebo písomne doručením na adresu sídla prevádzkovateľa.

Príjemcom osobných údajov je v tomto prípade spoločnosť vykonávajúca externú podporu a prevádzku webových stránok ako aj návštevníci webovej stránky hotela.

Doba uchovávania: fotografie sa zverejňujú na webe po dobu 1 roka odo dňa ich zverejnenia, následne sa fotografie vymažú a neuchovávajú sa.

 

  • na účel ochrany majetku prevádzkovateľa monitorovaním prevádzkových priestorov prevádzkovateľa kamerovým systémom

V tomto prípade spracúvame osobné údaje osôb nachádzajúcich sa v monitorovaných priestoroch hotela na základe nášho oprávneného záujmu: ochrana majetku prevádzkovateľa a predchádzanie vzniku škôd. Osobitná informácia o spracúvaní osobných údajov kamerovým systémom je vyvesená vo vstupnej hale hotela.

Doba uchovávania: 15 dní odo dňa vyhotovenia záznamu, a v odôvodnených prípadoch po dobu potrebnú na prešetrenie zaznamenaného konania dotknutej osoby a/alebo na preukázanie a obhajovanie právnych nárokov prevádzkovateľa vzniknutých v súvislosti s dianím zaznamenaným na kamerovom zázname.

 

  • na účel vybavenia reklamácie

Na tento účel spracúvame osobné údaje fyzických osôb, ktoré u nás reklamujú produkty/ služby, ktoré sme im dodali/ poskytli. V prípade, ak ste spotrebiteľ uplatňujúci reklamáciu našich produktov/ služieb, budeme na účel vybavenia Vašej reklamácie spracúvať Vaše osobné údaje, nakoľko je spracúvanie nevyhnutné na plnenie zákonných povinností prevádzkovateľa vyplývajúcich zo zákona č. 250/2007 Z. z. o ochrane spotrebiteľa a o zmene zákona Slovenskej národnej rady č. 372/1990 Zb. o priestupkoch v znení neskorších predpisov (prevádzkovateľ je v zmysle tohto zákona povinný viesť evidenciu o reklamáciách a predložiť ju na požiadanie orgánu dozoru na nazretie ako aj na požiadanie orgánu dozoru preukázať kópiu potvrdenia o prijatí reklamácie a pod.).

V prípade, ak ide o reklamáciu uplatnenú dotknutou osobou, ktorá nie je spotrebiteľom, budeme spracúvať Vaše osobné údaje na tento účel na základe zmluvy, ktorú sme s Vami uzavreli a z ktorej Vám vyplýva právo na uplatnenie si zodpovednosti za vady výrobku alebo služby. V tomto prípade je spracúvanie nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba.

Doba uchovávania: 5 rokov od vybavenia reklamácie.

 

  • na účel vedenia účtovníctva, spracovania účtovných a daňových dokladov, fakturácia a evidencia hotovostnej pokladne

Spracúvanie na tento účel je nevyhnutné na plnenie zákonných povinností prevádzkovateľa, najmä v zmysle zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov, zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmu v znení neskorších predpisov, zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov.

Doba uchovávania: 10 rokov (v súlade so zákonom o účtovníctve – § 35).

 

  • na registratúrne účely, vrátane evidencie odosielaných a prijatých poštových zásielok

Spracúvanie je nevyhnutné na plnenie zákonných povinností prevádzkovateľa podľa zákona
č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.

Doba uchovávania: po dobu vyžadovanú príslušným právnym predpisom (t.j. po dobu, počas ktorej pôvodca registratúry potrebuje registratúrny záznam na svoju činnosť) – konkrétne lehoty určuje Registratúrny plán. Osobné údaje v evidencii odosielaných a prijatých poštových zásielok uchovávame do dobu 5 rokov (od skončenia kalendárneho roka, v ktorom bola poštová zásielka odoslaná/ prijatá).

 

  • na účel vybavovania žiadostí o výkon práv dotknutých osôb

V prípade, ak si u nás ako dotknutá osoba uplatníte svoje práva, budeme Vaše osobné údaje spracúvať na tento účel. Spracúvanie je nevyhnutné na plnenie zákonných povinností prevádzkovateľa podľa právnych predpisov o ochrane osobných údajov (GDPR), ktoré má prevádzkovateľ v súvislosti s uplatňovaním práv dotknutých osôb v zmysle čl. 15 až 22 GDPR.

Doba uchovávania: 5 rokov odo dňa vybavenia žiadosti, minimálne však do právoplatného skončenia správneho konania, ktoré v súvislosti so žiadosťou začalo na podnet dotknutej osoby.

 

Príjemcovia osobných údajov:

Príjemcami Vašich osobných údajov sú resp. môžu byť subjekty určené právnymi predpismi, najmä daňový úrad, orgány štátnej správy a verejnej moci na výkon kontroly a dozoru, súdy, orgány činné v trestnom konaní.

V závislosti od účelu spracúvania a konkrétnych okolností môžu patriť medzi príjemcov Vašich osobných údajov aj iné osoby (v pozícii sprostredkovateľa alebo samostatného prevádzkovateľa), napr.:

  • advokát,
  • banka,
  • poskytovateľ poštových služieb,
  • externí poskytovatelia služieb v oblasti informačných systémov a softvérových produktov (napr. externý dodávateľ CRM systému),
  • audítorská spoločnosť vykonávajúca štatutárny audit,
  • poskytovateľ externej podpory a prevádzky webových stránok,
  • externí poskytovatelia služieb v oblasti marketingových činností a PR služieb,
  • spoločnosť vykonávajúca externú správu hotelového systému HORES. FoodMAn.

V prípadoch, kedy spracúvame Vaše osobné údaje prostredníctvom sprostredkovateľov, ako osobitnej kategórie príjemcov osobných údajov, dbáme na to, aby postupovali v súlade s platnými právnymi predpismi a podmienkami dohodnutými zmluvou o spracúvaní osobných údajov, aby boli viazaní mlčanlivosťou a vaše údaje chránili v súlade s požiadavkami GDPR.

Príjemcami zverejnených osobných údajov (fotografie zo svadieb, osláv) sú návštevníci webovej stránky hotela.

 

Budú Vaše osobné údaje poskytnuté mimo Európskej únie?

Prenos Vašich osobných údajov do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácie neuskutočňujeme.

Budú Vaše osobné údaje použité na automatizované individuálne rozhodovanie?

Osobné údaje nebudú použité na automatizované individuálne rozhodovanie, vrátane profilovania.

Práva dotknutých osôb:

Právo na prístup k osobným údajom podľa čl. 15 GDPR:

Dotknutá osoba má právo na poskytnutie potvrdenia o tom, že prevádzkovateľ spracúva osobné údaje, ktoré sa jej týkajú. Dotknutá osoba má právo získať prístup k jej osobným údajom (má právo na poskytnutie kópie osobných údajov, ktoré má prevádzkovateľ o dotknutej osobe k dispozícii), a informácie o tom ako ich prevádzkovateľ spracúva v rozsahu podľa článku 15 GDPR.

Právo na opravu osobných údajov podľa čl. 16 GDPR:

Dotknutá osoba má právo na opravu osobných údajov, ktoré sa jej týkajú, ak sú nesprávne alebo na ich doplnenie, ak sú neúplné. Prevádzkovateľ musí žiadosti o opravu príp. doplnenie osobných údajov vyhovieť bez zbytočného odkladu.

Právo na vymazanie (právo na „zabudnutie“) podľa čl. 17 GDPR:

Dotknutá osoba má právo dosiahnuť u prevádzkovateľa bez zbytočného odkladu vymazanie osobných údajov, ktoré sa jej týkajú, a to za podmienok stanovených v čl. 17 GDPR (napr. ak osobné údaje, ktoré o nej prevádzkovateľ získal, už nie sú potrebné na účely, na ktorý sa získavali alebo inak spracúvali). Toto právo dotknutej osoby posúdi prevádzkovateľ z pohľadu všetkých relevantných okolností v súlade s čl. 17 GDPR (napr. prevádzkovateľ žiadosti nevyhovie, ak je spracúvanie potrebné – na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa alebo na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov).

Právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov podľa čl. 18 GDPR:

Dotknutá osoba má právo na to, aby prevádzkovateľ obmedzil spracúvanie jej osobných údajov, pokiaľ nastane niektorý z prípadov uvedených v čl. 18 GDPR (napr. ak dotknutá osoba napadne správnosť osobných údajov, a to počas obdobia na overenie ich správnosti). Ak sa spracúvanie obmedzilo v súlade s čl. 18 ods. 1 GDPR, takéto osobné údaje sa s výnimkou uchovávania spracúvajú: a) len so súhlasom dotknutej osoby, alebo b) na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov, alebo c) na ochranu práv inej fyzickej alebo právnickej osoby, alebo d) z dôvodov dôležitého verejného záujmu Únie alebo členského štátu.

Právo na prenosnosť osobných údajov podľa čl. 20 GDPR:

Ak sa spracúvanie zakladá na súhlase alebo na zmluve a vykonáva sa automatizovanými prostriedkami, dotknutá osoba má právo získať svoje osobné údaje, ktoré poskytla prevádzkovateľovi, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a má právo preniesť tieto údaje ďalšiemu prevádzkovateľovi. Pokiaľ je to technicky možné, má právo na prenos údajov priamo od jedného prevádzkovateľa k druhému.

Právo namietať podľa čl. 21 GDPR:

Ak sa spracúvanie zakladá na oprávnených záujmoch (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR), dotknutá osoba má právo kedykoľvek namietať z dôvodov týkajúcich sa jej konkrétnej situácie proti spracúvaniu osobných údajov, ktoré sa jej týka, vrátane namietania proti profilovaniu založenému na ustanoveniach čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR. Prevádzkovateľ v takomto prípade nesmie ďalej spracúvať osobné údaje, pokiaľ nepreukáže nevyhnutné oprávnené dôvody, ktoré prevažujú nad záujmami, právami a slobodami dotknutej osoby, alebo dôvody na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.

Právo podať podnet alebo sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov

Môžete kedykoľvek podať podnet alebo sťažnosť vo veci spracúvania Vašich osobných údajov dozornému orgánu, t. j. Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava, tel.: +421 2 3231 3214, www.dataprotection.gov.sk.